Torsdag den 9. februar 2012 - kl. 19.00.

Referat godkendt uden bemærkninger.

På tidligere møder har OB drøftet forskellige tiltag i forbindelse med afdelingers aflæggelse af regnskab for aktiviteter.

Administrationen anbefaler, at fremtid regnskabsaflæggelse (2012) vedr. aktiviteter, som minimum bør indeholde følgende til sandsynliggørelse af rigtigheden af regnskabet:

Antal deltagere
Antal solgte varer - øl, vand, vin m.v.
Indbydelsen - der skal indeholde priser for deltagelse og salg
Flaskeregnskab - med registrering af kasser/ flasker i behold

Der er udarbejdet skemaer - som aftalt på forrige møde, til brug herfor.
Der er planlagt en intern test af skemaerne i januar/februar 2012.

                                                                                                                    

Beslutning-                                                                                                                                                        Indstilling enstemmigt godkendt med flg. ændringer/bemærkninger:
-  Skemaet m. supplerende spørgsmål udvides, således det også kommer til at fremgå, hvis der v. arrangementer har   været deltagere, som ikke har betalt for, mad entre og lign.
-  Skemaet skal udformes til både elektronisk og papirmæssigt brug.
-  Materialet suppleres endvidere folderen - Afdelingsbestyrelsens kompetencer og udgifter -.

-Den ændrede procedure for regnskabsaflæggelse præsenteres på weekendseminaret den 3./4. marts 2012.

Ikrafttrædelsesdato: 1. marts 2012.

I forbindels med udarbejdelse af årsregnskab 2011, er modtaget revisionsprotokollat.

Protokollatet blev gennemgået og kommenteret. Gav ikke anledning til bemærkninger.

Beslutning.                                                                                                                                                            Protokollat enstemmigt godkendt.

Til sikring af, at organisationsbestyrelsens forretningsorden er i overensstemmelser med de faktiske forhold på området, er det nødvendigt at foretage forskellige tilretninger.

Beslutning.                                                                                                                                                          Forslag til ændringer blev gennemgået og enstemmigt vedtaget.

I forbindelse med bestyrelsens besøg på Utzon Centret den 9. december2011, blev orienteret om, at byggefelt 3 på havnen - hjørnet af Rendsburggade og Nyhavnsgade - er udbudt til salg - og vi har budt på grunden.

Kommune har nu accepteret at sælge grunden - ca. 2100 m² - til Himmerland.
Handlen er betinget af, at Himmerland opnår tilsagn fra kommunen til opførelse af ungdomsboliger/OB`s godkendelse.
Planen er, at en del af stueetagen udskilles som erhverv, medens der fra 1. sal og opefter indrettes ungdomsboliger - ca. 42 stk.

Det indstilles, at OB godkender købet, da det vil sikre en naturlig afslutning på vore øvrige aktiviteter i området, ligesom vi sikrer, at byggeriet falder i tråd med vore øvrige byggerier på havnefronten.

Beslutning.                                                                                                                                                              Indstilling enstemmigt godkendt.

Jf. gældende forvaltningsrevision skal vore bankforretninger i udbud, hvert 5 år.

Planen har været, at udsende vore bankforretninger og kapitalforvaltning i udbud - primo 2012.

Planen har været drøftet med vort revisionsfirma, som anbefaler, at udbuddet sættes på standby de næste 6-8 måneder.

Beslutning.                                                                                                                                                           Udbud sættes i bero, indtil videre.

Vi er blevet tilbudt et sponsorkoncept vedr. Aalborg Waterfront, hvor udvalgte virksomheder tilbydes et attraktivt partnerskab, som tager afsæt i samspillet mellem fjorden og kulturen.
Samspillet består af forskellige initiativer, hvor bl.a. Utzon Centret og sejlskibet LOA tilbyder spændende oplevelser.

Beslutning.                                                                                                                                                               Som en stor/væsentlig aktør på havnefronten blev besluttet at indgå partnerskabsaftale.

ON - gennemgik og kommenterede forslag til markedsføringskampagne for 2012.

Beslutning.                                                                                                                                                           Forslag enstemmigt godkendt.

PA:
-  City In Between
Aa. K. har udskrevet en byplankonkurrence om fremtidens østlige Aalborg.
Aalborg Kommune og Realdania har prækvalificeret fem teams til konkurrencen

-  Aalborg Kommunes sundhedspolitik
OB fik udleveret Aalborg Kommunes Sundhedspolitik 2012-2014.
Måske kan den indarbejdes som en del af vores profil!!

-  Status phd-projektet
På styregruppemøde den 27.02.2012, præsenteres det foreløbige resultat af projektet, med oplæg fra flere foredragsholdere.
Der arbejdes stadig på at finde flere sponsorer til projektet.

-  Temadag for OB - den 11.2.2012
På mødet vil blive fremlagt beslutningsmateriale til anvendelse af trækningsrets-/dispositionsfondsmidler

IF:                                                                                                                                                                             -  -  Nyt fra ANTV
IF er valgt som suppleant til bestyrelsen
-  Nyt fra BL
IF genopstiller ikke til kredsbestyrelsen
OB besluttede at opstille PA.

ON:
-  Weekendseminar den 3./4 marts 2012
Ca. 115 deltagere

-