Torsdag den 08. februar 2018 - kl. 16.00.

Referat godkendt, uden bemærkninger.

Sagsfremstilling
Vi har modtaget revisionsprotokollat i forbindelse med årsregnskabet 2017, som bl.a. omhandler et foretaget beholdningseftersyn den 27. oktober 2017 samt efterfølgende a conto revision.

Kommentarer til revisionsprotokollatet af 27. december 2017:

1.Den udførte revision

Deloitte har gennemgået forretningsgange og interne kontroller. Den indledende gennemgang har ikke givet anledning til bemærkninger, der kræver bestyrelsens opmærksomhed.

2. Årshjul

Revisorens plan for det kommende år.

3. God offentlig revisionsskik

Revisoren har her præciseret, hvad det er at de skal fokusere på, nemlig finansiel revision, juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevision.

4. Ændringer til driftsbekendtgørelsen

Her er der væsentlige ændringer til bestyrelsens forpligtelser, vedligeholdelsesplaner samt årsberetning.

5. Databeskyttelsesforordningen

Databeskyttelsesforordningen, der træder i kraft 25/5 2018, erstatter den gamle persondatalov og har til hensigt at styrke beskyttelsen af personoplysninger.


Administrationens indstilling
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender revisionsprotokollatet.

Beslutning
JS - kom med uddybende kommentarer til revisionsprotokollatet, herunder bl.a.:

Ændringer til driftsbekendtgørelsen
Her stilles nu større krav til bestyrelsens forpligtelser vedr. sikring af økonomistyring og egenkontrol.Fremadrettet vil administrationen, løbende, fortage dybdegående kontrol af udvalgte afdelingers bilag/økonomi. Herved sikres bl.a. den nødvendige driftsoptimering.

Driftsbekendtgørelsen stiller ligeledes større krav til bestyrelsens årsberetning. Herunder skal redegøres for den udøvende økonomistyring, egenkontrol og 4-årige mål for afdelingernes samlede driftsudgifter.

Det forventes, at vi fortsat kan lave en samlet årsberetning, gældende for alle afdelinger.

Vejledning/fortolkning af den nye driftsbekendtgørelse foreligger ikke endnu.

Databeskyttelsesforordningen
ON - vi arbejder p.t. med at få vores systemer tilrettet, således vi forventes at være i mål, når de ændrede regler træder i kraft pr. 25.05.2018.

Indstilling enstemmigt godkendt.

Sagsfremstilling
Vi har i løbet af 2017 haft besøg af Skat, primært vedr.  afløftning af moms på byggesagerne Larsen Waterfront samt Nyhavn.

I den forbindelse har Skat underkendt den af Himmerland og Deloitte udarbejdede fordeling for udgifter til ungdomsboligerne og erhvervsdelen, hvor det kun er erhvervsdelen, der har fradrag for moms.

Der har være ført forhandling med SKAT både pr. mail, telefonisk og møder. Dette har bevirket, at det oprindelig opgjorte krav på Larsen Waterfront og Nyhavn er reduceret fra kr. 2.520.760 til kr. 1.913.579.  

Tabet inkl. rådgiverudgifter - max. kr. 2 mill. - ansøges dækket af dispositionsfonden for årsregnskabet 2017.

Administrationens indstilling
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen bevilger tilskuddet fra dispositionsfonden.

Beslutning
JS - gav en nærmere redegørelse vedr. bl.a. vægtningen af moms på ungdomsboliger, administrations- og erhvervslokaler. En skønssag, hvor det ikke er lykkedes at få SKAT til at godkende vores vurderinger - trods opbakning fra såvel Deloitte som rådgivere.
ON orienterede om det historiske forløb, omkring opførelsen af Larsen Waterfront/Nyhavn.
Grundet sagernes kompleksitet har vi været udfordret.
Indstilling enstemmigt godkendt

Sagsfremstilling
Flg. ansøgninger behandles:

 Afd. 51/Blåkildevej - disponering af midler fra grundsalg
 Afd. 61/Seminariebyen - gasregulatorer
 Afd. 61/Seminariebyen - udvendig belysning
 Afd. 70/Liselund - dræn i haver

Administrationens indstilling
Det indstilles, at OB imødekommer de 4 ansøgninger.

Beslutning
Indstilling enstemmigt godkendt.

ON - gav en status vedr. de forskellige projekter - renovering/nybyggeri.

OB - havde en drøftelse vedr. manglende kvalitet i de håndværksarbejder, som udføres i forbindelse med renoveringer/nybyggerier.
Når en sag f.eks. ender i Voldgiftsretten, er der reelt ingen vindere, grundet store udgifter til advokater m.fl.

ON - den manglende kvalitet i div. håndværksarbejder er et landsdækkende problem, som alle i vores branche påtaler overfor de forskellige leverandører/brancheorganisationer.

AT - fremadrettet kan det måske være en god ide, at benytte en mediator, som bro mellem de stridende parter - kan eksempelvis minimere tidsforbrug/sagsomkostninger.

ON - gav en status:

Samarbejdsaftaler:
Vi har gennem den sidste tid været i gang med at genforhandle de fleste at vores leverandør aftaler, det lykkes os i de fleste tilfælde at lande en ny aftale, på samme niveau som tidligere dog med en lille prisstigning.

Råderet:
Der har været afholdt kursus for inspektørerne i råderet.

Kursus i ledelse:
Der er tilrettelagt kursus med henblik på, at klæde inspektørerne bedre på som ledere.

JS - gav en status vedr. afkast på vore investeringer - som alt i alt er tilfredsstillende.

AT - er det muligt, at flytte flere af vore midler til Nykredit (største afkast i 2017)?

JS - umiddelbart kan det ikke anbefales, idet flytning er forbundet med store udgifter.
De enkelte kapitalforvalteres afkast skal ses over mere end 1 enkelt år.

GB - gav en status:

Afd. 3/Henning Smithsvej
Genhusningerne forløber planmæssigt, men der har været udfordringer omkring tilbageflytningerne, grundet forsinkelser i projektet.

Afd. 50/Ravnkildevej
Pr. 01.02 og 01.03.2018, er 60 boliger klar til tilbageflytning/genudlejning.
Mange beboere fraflytter afdelingen i forbindelse med renoveringen.

Afd. 52/Fyrkildevej
Her er vi nu så langt fremme, at der er gennemført genhusningssamtaler med 2/3 af beboerne i afdelingen.
Omkring tilbageflytning skiller Fyrkildevej sig væsentlig ud fra de 2 andre afdelinger i Kildeparken, idet næsten alle beboere, indtil nu, har ønsket at komme tilbage til tidligere/anden lejlighed i afdelingen.

Aalborgbo - IF
Her er nedsat et kursusudvalg.
Det første kursus forventes afholdt den 19. marts 2018 - omhandler bæredygtighed.
Invitation udsendes senere.
ANTV - IF
IF - medlem af bladudvalget.
SE - medlem af informationsudvalget og TV Aalborg (VIP?).
Elin T. Jensen - medlem af informationsudvalget
BL 4. kreds - IF
Valgmøde afholdes den 18. april 2018 - kl. 18.30.
HM - er indstillet som medlem af kredsrepræsentantskabet.
Vigtigt, at alle som har mulighed møder op, så vi sikrer, at HM bliver valgt.
Temaweekend - ON
Invitation/program er udsendt
Der har været lidt udfordringer med at finde en oplægsholder til søndag morgen.

ON - kommenterede de underskrevne dokumenter

Lukket punkt

IF - i stedet for, som tidligere aftalt, at afholde OB-møder i forskellige afdelinger/fælleshuse, foreslås afholdt en bustur - til foråret. Giver bl.a. bedre tid til besigtigelse.
Forslaget godkendt.

AT - efterlyser flere kurser/arrangementer for alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer, da det bl.a. kan være med til at øge interessen for bestyrelsesarbejdet.
Enighed om, at der skal arbejdes videre med forslaget.

ON - når vi kommer lidt længere med arbejdet omkring råderetsbestemmelserne, kan vi invitere alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer til et fyraftensmøde.

ON - gav en kort orientering om den boligpolitiske situation.