Bestyrelsesmøde den 2. oktober 2023

Afdeling:

Kvadratet

Referent:

Rasmus Hald Nielsen

Dato og kl.:

2. oktober 2023 kl. 19:00

Sted:

Privat

Deltagere:

• Bestyrelsesmedlemmer: Frederik, Søren, Vithun, Rasmus • Tidligere bestyrelsesmedlem: Patrick • Suppleanter med stemmeret: • Suppleanter uden stemmeret: Frederik, Mads, Rita

1: Godkendelse af referat fra sidste møde

Godkendt.

2: Nyt fra varmemesteren

3: Opfølgning fra sidst

Udvælgelse af roller
• Formand: Rasmus
• Næstformand: Vithun
• Referent: Vithun
• Grotteansvarlig: Anne Sofie
• Festudvalgsrepræsentant: Frederik Kjær
• Økonomiansvarlig: Søren

4: Konkrete sager

Patricks lille oplæg
• Trine
– Kontoret - Generelt alt hun skal nok viderestille det.
• Morten
– Inspektør - Drift af bygningen.
• Kim
– Står for økonomien.
• Gunhild
– Øverste vi kan komme op til. Der skal sendes en rolle fordeling til
hende.
– I sidste ende er det hende der bestemmer.
• Dorthe
– Hende der modtager alle vores referater.
• Thomas
– Tekniker. Hvis teknikken ikke virker så er det ham man tager fat i.
• Jens
– Himmerlands kommunikationschef. Hvis der skal ændres noget på
hjemmesiden.
• Simon og Rikke
– Idrætsbyens aktivitetskoordinatorer.
• Markvandring
– Hvert år kommer inspektøren ud og kigger på hvad der skal gøres
ved bygningen. Den er vigtig at dukke op til.

5: Kontakt til varmemesteren

• Hvis man vil have mere fat i varmemesteren er det nemmere at gå igennem
Trine.

6: Festudvalget relaunch

• Festudvalget er ved at dø lidt hen og der er ved at være mangel på aktive
medlemmer.
• Rekruttering har været mangelfuld og dem der kommer ind er ikke engageret.
• Projekterne blev for ambitiøse. Men der er mangel på, hvad folk har tid
til at planlægge.
• Det har ofte været de samme personer der står bag baren.
• Reklamationen hjælper en smule, men ikke meget.
• Det er svært at få promoveret sig ud til folk.
• Der har ofte været folk der går fra dør til dør og banke på som reklame,
men det giver ikke det store resultat.
• Måske skal der promoveres lidt flere små fællesskabs events, som at der er
nogen der ser film.
• Folk vil gerne have en belønning for at være med i festudvalget.
• Man kunne overveje at lave en pool på Facebook for at se, hvornår folk
de kan komme med til fredagsbaren.

7: Hjemmeside manglende information

• Vi kan se at den information der blev beskrevet til beboermødet som
manglende faktisk eksisterer på hjemmesiden.

8: Status på lys i "Grotten"

• Vi skriver til Trine om, om det er muligt at få sat lysne op. I håb om at
hun kan tage stilling til det på en måde.

9: Meddelelser til varmemesteren

10: Lukket del

11: Eventuelt

• DSE vil gerne låne sofaerne. De skal bruges til messen. DSE vil hæfte
for eventuelle skade, hvis dette sker. Bestyrelsen er for at DSE kan låne
sofaerne i uge 41.
• Sofaen er gået i stykker. Tag fat i Kim omkring reparation eller erstatning.
• Rengøring af bestyrelseslokalet sker den 15. Oktober klokken 12.

12: Næste møde

Næste måned
– Der skal eventuelt til at planlægges julefrokost.