Tina Ochsendorf (TO), Agnete Funder Nielsen (AN), Tina Buus (TB), Erik B. Bossen Simonsen (ES), Kristinn Kristinsson (KK), Simon Espersen (SE) Sofie Broch (SB), Kim Bech Hilgren (KB), Ole Nielsen (ON), John Svalgaard (JS). Afbud: Gunhild Bjørn
1: Godkendelse af referat fra den 14. maj 2020
Referat godkendt.
2: Repræsentantskabsmøde 2020
Sagsfremstilling Som bekendt måtte det planlagte repræsentantskabsmøde den 18. juni 2020 aflyses, grundet Covid-19. Forsamlingsforbuddet er nu ændret, således bl.a. de almene boligorganisationer får mulighed for at afholde møder i beboerdemokratiet på op til 500 personer, hvis det sker i lokaler omfattet af partnersektorretningslinjer - f.eks. på et konferencecenter - afhængig af hvilken kapacitet det enkelte sted kan rumme. Formandens indstilling Det indstilles, at OB beslutter, om repræsentantskabsmødet skal afholdes i august eller vente, således det slås sammen med regnskabsmødet den 19. november 2020.
Beslutning
Det aflyste møde - 18.06.2020 - afholdes sammen med budgetmødet den 19. november 2020.
3: Beboermøder
Sagsfremstilling Selv om forsamlingsforbuddet nu er ændret, kan det i flere af vore fælleshuse/-lokaler bliver vanskeligt/umuligt at efterleve afstandskriterierne. Ifølge boligministeriets midlertidige regler, er det muligt at udskyde eller aflyse beboermøder, såfremt corona-situationen gør det umuligt eller uforholdsmæssigt vanskeligt at følge reglerne. De midlertidige regler kan blive forlænget efter den 1. juli, og derfor vil det være vanskeligt, på nuværende tidspunkt, at beslutte, hvad der præcis skal ske. Formandens indstilling Det indstilles, at OB træffer en principbeslutning på mødet.
Beslutning
Alle ordinære beboermøder i aug./sept. 2020 aflyses. Valgene udskydes dermed også til 2021. Der udsendes beboermeddelelse vedr. beslutningen.
4: Formandstur den 14. august 2020
Sagsfremstilling Formandsturen var oprindeligt aftalt skulle gå til København den 14.-15. august 2020. Da smittetrykket stadig er relativt højt i København, vil det være for risikabelt at lade turen gå hertil, specielt da flere af deltagerne vil være i risikogruppen. Formandens indstilling Det indstilles derfor, at formandsturen i stedet går til Århus-/Vejle området, da her også er masser af eksempler på både nybyggerier og renoveringer.
Beslutning Formandsturen aflyses. Dårlig signalværdi ved gennemførelse.
5: OB-møder m.v., for det kommende år
Formandens indstilling Det indstilles, at der aftales møde datoer for det kommende vedr.: OB-møder Repræsentantskabsmøder Formandsmøder Evt. temamøder
Beslutning OB-møder: 02. september 2020 21. oktober 2020 05. november 2020 Repræsentantskabsmøde: 18. november 2020 - kl. 17.00 - Comwell, Vesterbro Formandsmøde: 08. oktober 2020 - aflyses
6: Prækvalifikation - Helhedsplan Øst
Sagsfremstilling På mødet vil ON orientere nærmere om den nye helhedsplan for Øst.
ON: 5 afdelinger er med - Kildeparken, afd. 19 og 22. Center for Samskabelse afgiver sit hidtidige bidrag.
7: Fusion - Skørping Boligselskab
Sagsfremstilling Pr. 01. juli 2020 fusioner Skørping Boligselskab med Himmerland Boligforening. Under forhandlingerne vedr. fusionen, har der fra Skørping Boligselskabs side været et stort ønske om repræsentation i Himmerlands organisationsbestyrelse. Administrationens indstilling Det indstilles, at OB godkender, at Skørping Boligselskab - frem til den 30. juni 2022 - repræsenteres af en observatør v. Himmerlands OB-møder. Observatøren skal være formand for en af selskabets 4 afdelinger.
Beslutning
Indstilling godkendt.
8: Status egenkontrol
Sagsfremstilling I reglerne om Lov om almene boliger/Vejledning om egenkontrol, fremgår bl.a., at organisationsbestyrelsen, skal opstille og implementere mål for forbedring af effektivitet, såfremt effektivitetstal og analyser peger på forbedringsområder. Indsatserne skal dokumenteres bl.a. til brug for organisationsbestyrelsen og de årlige styringsdialogmøder med kommunen. På denne baggrund har vi bearbejdet/implementeret: Insourcing af håndværkeropgaver Administrationens indstilling Det indstilles, at OB forholder sig til oplysningerne i udsendte bilag.
Beslutning Potentiale for yderligere besparelser. Debat vedr. bl.a. lærlinge, rekruttering og arbejdsopgaver.
9: Status Covid-19
ON:
Positive beboere/personale i f.t. de retningslinjer, der har været udstukket - bortset fra et par enkelte, som var uenige i retningslinjer vedr. brug af fælleshuse.
Alt er nu åbnet, bortset fra omklædning/bad.
Fogedretssager udsat.
Enighed om, at administrationen har håndteret situationen fint.
10: Status byggeteknisk
ON - gav en status vedr. de enkelte nybyggerier/renoveringer
11: Status drift
Tømning af containere og molokker For at kunne fastholde udgiftsniveauet, må findes en ny leverandør til tømning af containere og molokker. Personale I starten af Covid-19 perioden blev ca. 2/3 af personalet hjemsendt. I denne periode blev kun løst uopsættelige opgaver f. eks. stoppet afløb eller ingen varmt vand. De daglige opgaver m. oprydning omkring vores affaldsstationer og almindelig renholdelse blev ligeledes udført. De medarbejdere, som ikke har været på arbejde, har været hjemsendt på fuld løn, men har afviklet alt afspadsering og restferie. Fremrykkede arbejder Som en håndsrækning til vores håndværkere har vi fremrykket en del arbejder, f. eks. indvendige maleropgaver, beplantning, asfalt opgaver. Kemisk Apv Der er kommet nye krav til håndteringen af kemi. Det betyder, at vi ud over datablad og leverandørbrugsanvisning også skal dokumentere f.eks., hvordan vi bruger midler opblandet samt instruktion ved brug på arbejdspladsen.
12: Økonomi
JS:
Aftale indgået med Rafn & Søn vedr. evt. ejendomsskattebesparelse på afdeling 10,14 og 16, på vilkår, ingen besparelse - ingen betaling. Aftale indgået med AP pension i forbindelse med deres overtagelse af Skandia Pension. Regnskaber er indberettet til LBF.
13: Status udlejning
ON:
Afd. 3/H. Smithsvej Sidste etape af renoveringen blev afsluttet pr. 01. juni 2020. Alle boliger er udlejet. Udlejningsmæssigt en vellykket renovering. Alle boligtyper er meget eftertragtede. Afd. 31/Teatergården 6 boliger i tomgang Hver torsdag afholdes fremvisning - efter aftale. Har givet gode resultater Afd. 50/Ravnkildevej P.t. fuld udlejning Afd. 51/Blåkildevej 6 boliger i tomgang Afd. 52/Fyrkildevej Fortsat stor interesse for boligerne. Udlejning sker dog ikke i takt m. færdiggørelsen Afd. 71/Idrætsbyen Opgraderingen af afdelingens fællesarealer er i fuld gang.
14: Orientering
TO: Lidl - giver meget trafik i området. Etablering af fortov. Nyt medlem af OB - Palle Mørch - indkaldes efter sommerferien.
15: Underskrevne dokumenter siden sidst
ON - gennemgik de underskrevne dokumenter
16: Bordet rundt
Lukket punkt
17: Eventuelt
ON: Pr. 01. august 2020 er ansat en møde- og kursuskoordinator i Sundhedshuset. KK: Status vedr. el-ladestandere? ON - svar: Møde aftalt til den 19.06.2020.
