Tina Ochsendorf (TO), Agnete Funder Nielsen (AN), Andreas Kaastrup Andersen (AA), Christian Mogensen (CM), Erik B. Bossen Simonsen (ES), Kim Bech Hillgren (KB), Kristinn Kristinsson (KK), Simon Espersen (SE) Sofie Broch (SB), Ole Nielsen (ON), John Svalgaard (JS), Gunhild Bjørn (GB).
1: Godkendelse af referat fra den 14. oktober 2019
Referat godkendt uden bemærkninger.
2: Ansøgning - Idrætsbyen
Sagsfremstilling Aktuelt er der få ledige boliger - men erfaringerne viser, at tomgangslejen stiger fra februar og frem til sommerferien. Det har ført til, at administrationen har været i dialog med bestyrelsen og gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt beboerne. Dialogen og undersøgelsen har vist, at der er et stort ønske om bl.a. at opgradere fællesarealerne i bebyggelsen, således at "institutions-præget" forvandles til mere "hjemlig hygge". Det betyder bl.a. ændret indretning med planter, genbrugsmøbler m.v. - men også forbedringer af lokalernes indeklima og akustikforhold. Endvidere er der ønske om, at bestyrelsens arbejde med at skabe aktiviteter styrkes med lønnede aktivitetskoordinatorer (beboere). Formålet med disse initiativer er at medvirke til at reducere antallet af de mange fraflytninger i afdelingen samt rekruttering af en langt større ansøgergruppe til Idrætsbyen.
Der ansøges om kr. 600.000,- excl. moms til gennemførelse af de nævnte aktiviteter
Det indstilles, at OB imødekommer/godkender ansøgningen.
Beslutning Administrationens indstilling blev godkendt, dog på følgende betingelser: Administrationen står for styring/gennemførelse af projektet - bl.a.: planlægning indkøb økonomistyring ansættelse af aktivitetskoordinatorer
afdelingsbestyrelsen inddrages som sparringspartner
3: Repræsentantskabsmøde den 21. november 2019
Formandens indstilling Det indstilles, at OB aftaler deres roller i forbindelse med mødet. De nye medlemmer af OB har måske også behov for info, inden mødet.
Beslutning OB - sidder samlet oppe foran forsamlingen. TO - foreslås som dirigent. Borgmester Thomas Kastrup Larsen indleder mødet, med et indlæg på ca. 45 min., vedr. Aalborgs udvikling.
4: Kunstfond
Sagsfremstilling I forbindelse med bl.a. Himmerlands 75-års jubilæum blev givet kontante gaver til vores kunstfond. P.t. er her et indestående på ca. kr. 50.000, -.
Administrationens indstilling Det indstilles, at OB nedsætter et kunstudvalg, som skal stå for indkøb af kunst - gerne t. udendørs placering.
Beslutning Der blev nedsat et kunstudvalg bestående af: Kristinn Kristinsson Simon Espersen Sofie Broch
ON orienterede om lysprojekt i Sky Lounge - en idé til kunstudvalget?
5: Almene Boligdage 2020
Sagsfremstilling Almene Boligdage afholdes den 11.-12. september 2020, i Bella Center, København.
Administrationens indstilling Selv om der er lang tid til arrangementet, er det nødvendigt at være i god tid m. hensyn til bestilling af flybill., reservering af hotelværl. m.v. Det vil derfor være godt, om der allerede på nuværende tidspunkt kan gives forhåndstilsagn fra de, som planlægger at deltage.
Beslutning Forhåndstilsagn fra alle.
6: Status egenkontrol
Sagsfremstilling I reglerne om Lov om almene boliger/Vejledning om egenkontrol, fremgår bl.a., at organisationsbestyrelsen, skal opstille og implementere mål for forbedring af effektivitet såfremt effektivitetstal og analyser peger på forbedringsområder. Indsatserne skal dokumenteres bl.a. til brug for organisationsbestyrelsen og de årlige styringsdialogmøder med kommunen. På denne baggrund har vi udvalgt/bearbejdet forskellige områder til egenkontrol.
Administrationens indstilling Det indstilles, at OB forholder sig til igangværende/kommende tiltag, jvf. tidl. udsendt materiale.
Beslutning ON - uddybede: Via lovgivningen/revisionen stilles krav om skærpet syn af egenkontrollen, hvilket også skal kunne dokumenteres ved de årlige styringsdialogmøder med kommunen. Den varslede prisstigning på forsikringer skyldes bl.a. unormalt mange rørsprængninger i flere afdelinger. Vores forsikringsprogram sendes normalt i udbud hvert 3. el 4. år. OB - tog de igangværende/kommende tiltag til efterretning.
7: Status byggeteknisk
ON - gav en status vedr. kommende/igangværende nybyggerier og renoveringer
8: Status drift
Markvandringer
P.t. pågår de årlige markvandringer, som forventes afsluttet inden 01. januar 2020.
Fokus i år er, at blive mere skarp på småhenlæggelser som ikke bliver brugt - eks. kr. 15.000 til udskiftning af punkterede ruder. Henlæggelsen skal afspejle det forventede behov. Øget fokus på henlæggelser til vaskerier. De sidste 5-7 år set en løbende tilpasning på maskinbestykning i nedadgående retning. Statistik viser, at denne udvikling fortsætter. Derfor nedjusteres henlæggelserne til nye vaskerier.
9: Status økonomi
Deltagelse i markvandring samt projektmøder. Lånehjemtagelse og konverteringer. Intet nyt om afkast.
10: Status udlejning
Udlejningssituationen Afd. 3/H. Smithsvej Udlejningen sker i takt med færdiggørelsen af boligerne. På næste etape forventes en forsinkelse. Afd. 10-11-12-13 Genhusningssamtaler pågår Afd. 50/Ravnkildevej Ingen udlejningsvanskeligheder. Afd. 51/Blåkildevej Visse udlejningsvanskeligheder når det gælder rækkehusene. Afd. 52/Fyrkildevej Åbent hus-arrangement den 27.10.2019 - stor succes, hvor der var over 500 besøgende. Ca. 25 viste seriøs interesse for en bolig i afdelingen. Ca. 10 har efterfølgende meldt sig ind i Himmerland. Afd. 71/Idrætsbyen Der er igen tendens til udlejningsvanskeligheder. P.t. har AKU ingen ansøgere på venteliste til afdelingen. Det forventes stigende konkurrence på u-bolig området, i fremtiden. (Ca. 500 nye boliger på vej). Udlejningssituationen generelt Generelt giver udlejningssituationen ikke anledning til bekymring.
11: Orientering
TO: Formandsmøde - efteråret 2020 - blev aftalt til den 08. oktober 2020 - kl. 17.30 - i Sky Lounge
12: Underskrevne dokumenter siden sidst
ON - gennemgik/kommenterede de underskrevne dokumenter.
