Tina Ochsendorf (TO), Agnete Funder Nielsen (AN), Sofie Broch (SB), Kim Bech (KB), Simon Espersen (SE), Kristinn Kristinsson (KK), Tina Buus (TB) Palle Mørch (PM), Ole Nielsen (ON), John Svalgaard (JS), Gunhild Bjørn (GB). Afbud: Erik B. Simonsen
1: Godkendelse af referat fra den 02. september 2020
Referat godkendt uden bemærkninger.
2: Budget 2021
Sagsfremstilling Budgettet for 2021 er som tidligere år budgetteret ud fra at boligorganisationen ikke skal oparbejde en formue på afdelingernes bekostning. Budgettet er derfor budgetteret uden henlæggelse til overskud. Der er dog fortsat indarbejdet henlæggelse til arbejdskapital som lovgivningen tidligere åbnede op for.
Administrationsbidraget for år 2021, der er indregnet i budgettet, foreslås til kr. 2.992 pr. lejemål - uændret fra 2020.
Udgifter og indtægter er budgetteret ud fra en forventning samt tillige ud fra historiske fakta. Heraf kommenteres følgende:
Bestyrelsesvederlag m.v. er udelukkende budgetteret som vederlag for almindeligt bestyrelsesarbejde. Der budgetteres ikke løbende med honorar fra byggesager.
Vedr. mødeudgifter, kontingenter m.v. er der i forhold til 2020 ikke de store ændringer bortset fra at der budgetteres studietur for organisationsbestyrelsen.
Personaleudgifter er steget en smule. Der er indarbejdet den forventede løn til det administrative personale ifølge de godkendte overenskomster.
Under kontorholdsudgifter afsættes kontorartikler m.v. ud fra historiske tal. Porto og gebyrer er bibeholdt på et højt niveau. - det er specielt udgifter til Nets, det tidligere PBS. Udgift til IT er uændret i forhold til 2020 hvor data hostes ved ekstern leverandør. Personaleudgifter indeholder ligesom for 2020 udgifter til efteruddannelse.
Vedr. kontorlokaleudgifter afskrives anskaffelsessummen af kontorlokalerne excl. grundværdi og scrapværdi over 75 år. Finansiering af lokalerne, der også indeholder lokalerne Rendsburggade 10 A, er foretaget med banklån med lav rente. Øvrige udgifter er afsat ud fra en forventning, herunder udgifter til mødelokalet på toppen.
Under afskrivninger er afskrivningerne reguleret i henhold til den forventede levetid på ikke afskrevne anlægsaktiver, herunder nyinvesteringer.
På indtægtssiden er lovmæssige gebyrer reguleret til de forventede faktiske forhold.
Nettorenteindtægten er budgetteret med rentesatsen 0,5 % - en ½ procent mindre end 2020. Tallene vises som rene rentetal uden kurstab/gevinster.
Der er budgetteret byggesagshonorar fra renoveringsarbejder og nybyggerier i takt med sagernes udvikling.
Dispositionsfondstilskud til selskabet forventes at blive vedr. markedsføringsudgifter.
Administrationens indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budgettet for 2021.
Beslutning JS - kommenterede udvalgte konti. Herunder byggesagshonorarer, som må forventes at være faldende de kommende år.
Budget 2021 enstemmigt godkendt.
3: Repræsentantskabsmøde den 19. november 2020
Sagsfremstilling Mødet afholdes på Hotel Comwell, Hvide Hus - kl. 17.00 - hvor man er i stand til at håndtere de restriktioner, som er gældende vedr. Covid-19: Ved ankomst udleveres mundbind, som skal bæres, når man bevæger sig rundt i salen/i fællesarealerne Deltagerantal - max. 110 personer Teater-/biografopstilling Alle indlæg skal ske fra talerstolen Afstemninger - via digitalt afstemningssystem
Administrationens indstilling Det indstilles, at OB drøfter/beslutter yderligere procedurer for afholdelse af mødet, herunder valgprocesser.
Beslutning Der skal sikres høj sikkerhed på mødet - pointeres af formanden i f.m. velkomsten. Formand, dirigent og direktør placeres på "scenen", resten af OB på reserverede sæder, på 1. række. Valgprocedurer forventes at kunne foregå sikkert/hurtigt, via digital afstemning.
4: Temaweekend den 13. februar 2021
Sagsfremstilling Som tidligere besluttet afholdes Temaweekend 2021, som dagsmøde, på Hotel Comwell, Hvide Hus.
Administrationens indstilling Det indstilles, at OB drøfter ideer/forslag til dagen. Måske skal det også indgå i overvejelserne, om det - hvis ikke Covid-19 situationen ændrer sig til det bedre - er forsvarligt at afholde arrangementet? Hvis arrangementet udsættes, kunne det så være en mulighed at invitere til et el. andet kulturelt arrangement - koncert, foredrag, teater el. andet?
Beslutning Fuld enighed om aflysning af Temadagen. Alternative muligheder undersøges - f.eks. koncert, teaterforestilling, foredrag el.lign.
5: Ansøgninger
Sagsfremstilling
Afdeling 26 - Heimdalsgade En stor del af afdelingens murværk er hårdt plaget af fugtskader. Problemet kan afhjælpes med en regulering af terrænet mod facaden m.v. Afdelingen der er en mindre afdeling med 18 ungdomsboliger og har derfor ikke selv midler til at dække ovennævnte arbejder.
Administrationens indstilling Det indstilles, at udgiften dækkes af dispositionsfonden.
Beslutning Indstilling enstemmigt godkendt.
6: Status Covid-19
ON: Få henvendelser vedr. restriktionerne. Retningslinjer efterleves. Indtil nu kun 1 smittet blandt personalet. Rejserestriktioner - efterleves. Fokus på afstand v. bl.a. frokost og møder. ON/Jørn Juul er i gang med at besøge alle vores servicekontoret, for bl.a. at danne sig et indtryk af, om dagligdagen fungerer. Indtil videre ingen problemer - godt humør og forståelse for den nuv. situation.
7: Status byggeteknisk
ON - gav en nærmere orientering vedr. renoveringer/nybyggerier - herunder:
Afd. 46 - Comfort House
Byggeskader i forbindelse med skift af vinduer. Byggeskadefonden har nu endelig godkendt skaderne, men inden de nødvendige arbejder er udført, kan der gå endnu 1-1½ år. Afd. 52/Fyrkildevej - seniorboliger
Her har været afholdt møder med int. ansøgere. Ved seneste møde d.d. er tilmeldt 10 deltagere. Damstræde
Projekt "Living Lab" forsøges gennemført i samarbejde med universitetet. Spritten
Udfordringer omkring finansiering - fælles fælleshus med ejerne. Er nu løst. Rytters Plads, Skørping -
Det ser nu ud til at projektet kan gennemføres Enggården, Skørping
Projektet har været gennem en sparerunde.
8: Status drift
ON:
Granskning Samtlige afdelinger får besøg af en ekstern gransker, som bl.a. vurderer om henlæggelser i de enkle afdelinger ligger på et forsvarligt niveau. Rapport skal være klar i 2022. Udgiften til projektet afholdes af Landsbyggefonden, i det første år.
Målerudbud Der arbejdes lige nu på udbudsmaterialet på nye målere til måling af vand og varme. Udbuddet omhandler også prisen på regnskab og behandling af klager m.m. Det forventes at udbuddet er gennemført således, at vi i starten af 2021 kan begynde at skifte målere i vores tæt/lav byggeri eksempel vis afd. 35-36-21-23 osv. Udbuddet omhandler ikke alle afdelinger på en gang, de bliver prioriteret efter alder. Malerudbud Maleropgaver i forbindelse med fraflytning i udbud. Elevatorer Service på elevatorer har også været i udbud. ThyssenKrupp fik opgaven.
9: Status økonomi
JS: SEB udskiftes med anden kapitalforvalter, da firmaet gennem flere år har præsteret dårligere end de øvrige forvaltere.
10: Status udlejning
GB: Generelt går udlejningen OK i langt de fleste afdelinger. Udfordringerne p.t. er specielt koncentreret omkring - Magisterparken, Blåkildevej og Idrætsbyen. Mange ledige boliger på Fyrkildevej, men her er stadig byggeplads. Stor interesse for boligerne, så i takt med, at byggepladsen lukkes ned, forventes en bedring i udlejningssituationen.
11: Orientering
TO:
Har modtaget en mail fra formanden i afd. afd. 22 - som bl.a. efterlyser informationer fra OB, da Covid-19 har medført, at formandsmøder m.v. er blevet aflyst.
OB besluttede, at der kvartalsvis udsendes Nyhedsbrev/Indenhus til samtlige afdelingsbestyrelsesmedlemmer.
12: Underskrevne dokumenter siden sidst
Liste over underskrevne dokumenter sendt til OB.
13: Bordet rundt
Lukket punkt.
14: Eventuelt
KK - en idé kan være, at udgiften til el-ladestandere for el-biler kan afholdes af dispositionsfonden.
ON - udgiften hertil kan ikke afholdes af dispositionsfonden. Beslutning herom skal træffes på beboermøderne.
Vi anbefaler fortsat, at afdelingerne afventer lidt, da det er et marked, som er i rivende udvikling.
