Tina Ochsendorf (TO), Agnete Funder Nielsen (AN), Andreas Kaastrup Andersen (AA), Christian Mogensen (CM), Erik B. Bossen Simonsen (ES), Kim Bech Hillgren (KB), Kristinn Kristinsson (KK), Simon Espersen (SE) Sofie Broch (SB), Ole Nielsen (ON), John Svalgaard (JS), Gunhild Bjørn (GB).
1: Godkendelse af referat fra den 30. august 2019
Referat godkendt uden bemærkninger
2: Boligorganisationens budget for 2020
Sagsfremstilling Budgettet for 2020 er som tidligere år budgetteret ud fra at boligorganisationen ikke skal oparbejde en formue på afdelingernes bekostning. Budgettet er derfor budgetteret uden henlæggelse til overskud. Der er dog fortsat indarbejdet henlæggelse til arbejdskapital som lovgivningen tidligere åbnede op for.
Administrationsbidraget for år 2020, der er indregnet i budgettet, foreslås til kr. 2.992 pr. lejemål - en stigning på kr. 60 pr. lejemål.
Administrationens indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budget 2020.
Beslutning SE - undrede sig over den meget store prisstigning vedr. forsikringer. Beløbet stiger fra kr. 20.000, - i 2019 til kr. 200.000, - i 2020. JS - kunne oplyse, at her desværre er en fejl i budgettet. Beløbet vil blive reguleret til - kr. 20.000, - inden budgettet udsendes til repræsentantskabet.
Budget 2020 blev herefter enstemmigt godkendt.
3: Evaluering af årets ordinære beboermøder
Sagsfremstilling Årets ordinære beboermøder - aug./sept. - er nu afsluttet. Set med administrative øjne er møderne forløbet godt - generelt har der været mindre kritik/utilfredshed end tidligere år. Stor udskiftning blandt afdelingsbestyrelsesmedlemmerne. I flere afdelinger har der været kampvalg om pladserne. På møderne blev behandlet ca. 140 indkomne forslag
Administrationens indstilling Det indstilles, at OB giver en overordnet orientering om de møder, hvor der evt. er forhold der kræver en el. anden form for handling.
De enkelte OB-medlemmer gav en kort orientering fra møderne.
Den generelle opfattelse af møderne: God/positiv stemning Stille/rolige møder Gode oplevelser I forhold til tidligere år - mindre kritik/utilfredshed Stor deltagelse i enkelte afdelinger Mange forslag Mange nyvalgte bestyrelsesmedlemmer
4: Tilpasning af vedtægter og forretningsorden for afholdelse af beboermøder
Sagsfremstilling I forbindelse med de netop afholdte beboermøder er OB-medlemmer blevet gjort opmærksom på, at der er visse uhensigtsmæssigheder/manglende overensstemmelse mellem vedtægter/forretningsorden.
Administrationens indstilling Det indstilles, at OB drøfter om der er ting, der skal tilrettes/ændres.
Beslutning OB havde en længere drøftelse vedr. manglende overensstemmelse mellem vedtægter/forretningsorden. Da forretningsordenen er at betragte som retningslinjer sammen m. foreningens vedtægter, fandt OB ikke anledning til de store ændringer. Der var dog enighed om flg.: Forretningsordenens §15 ændres til: Ved afstemninger afgøres alle spørgsmål i henhold til vedtægternes bestemmelser herom.
5: Repræsentantskabsmøde den 21. november 2019
Formandens indstilling Det drøftes, om der er særlige forhold, der skal punktsættes på mødets dagsorden.
Beslutning Mødets dagsorden skal indeholde et særskilt punkt vedr. sammenlægning af afdelinger. Den eksisterende afd. 31 sammenlægges med de 2 nye afdelinger - afd. 85 og 87 - som er under opførelse. Den sammenlagte afdeling får afdelingsnummer - 31/Teatergården.
Adm. forsøger at finde en oplægsholder t. mødet.
6: Status byggeteknisk
ON - orienterede om igangværende og kommende projekter - herunder:
"Spritten" -
Fælles fælleshus for ejere/lejere Syrenbakken v. Trekanten
Kommunen har ønsket centralsug, hvilket vil kræve besparelser på andre områder Fenris Allé, Godthåb
Design/størrelse bliver anderledes end tidl. nybyggerier Skørping
Børnehaven - ombygning til familieboliger. Kommunens afgørelse/godkendelse afventes
7: Status drift
Mus-samtaler Ny elektronisk løsning tages i brug til håndtering af sygefravær og mus-samtaler på. Løsningen sikrer, at vi efterlever GDPR lovgivningen på området. D&V planer På kommende markvandringer sættes fokus på energioptimering i afdelingerne. Inspektørerne vil inden markvandringen gennemgå afdelingerne med vores energi- og klimspecialist, med henblik på at lokalisere åbenlyse projekter, f.eks. udskiftning af ventilation, styringer til ventilation, varme og belysning.
8: Status økonomi
JS - supplerede vedh. status med flg. oplysninger: Tilfredsstillende afkast fra Nykredit - 1.75% - pr. 01.09.2019 Nordjyske Bank - god rente af vores indestående
9: Status udlejning
GB - orienterede vedr. bl. a. flg.:
Afd. 3/H. Smithsvej 2 etaper er klar til tilbageflytning/udlejning pr. 01.11. og 01.12.2019 Generelt kører projektet fint Afd. 10-11-12-13 Genhusningssamtaler pågår Afd. 50/Ravnkildevej Ingen udlejningsvanskeligheder Afd. 51/Blåkildevej
Visse udlejningsvanskeligheder når det gælder rækkehusene Afd. 52/Fyrkildevej Færdiggørelse af store etaper betyder, at boligerne ikke p.t. kan udlejes i takt hermed Åbent-hus arrangement afholdes 26.-27. oktober 2019 Mange nye beboere udtrykker tilfredshed m. boligerne og tager stort ejerskab til bl.a. fællesarealer Afd. 71/Idrætsbyen Pr. 01.09.2019 var alt udlejet Udlejningssituationen generelt Overordnet set giver udlejningssituationen ikke anledning til bekymring
10: Orientering
Ingen bemærkninger
11: Underskrevne dokumenter siden sidst
Ingen bemærkninger - til tidl. udsendt liste
12: Bordet rundt
Lukket punkt
13: Eventuelt
Deltagerne i BL`s kredsweekend var enige om, at programmet var uambitiøst m. mangel på fagligt indhold 02.04.2020 - BL`s kredsmøde, hvor der er valg. TO - Sundparken har arrangement (julefotografering)den 26.10.2019. Overskuddet doneres til Knæk Cancer indsamlingen. KK - afdelingens fælleshus/gæsteboliger kan stilles til rådighed for beboere i andre af Himmerlands afdelinger, hvis de ikke er udlejet til afdelingens beboere 1 måned i forvejen.
